In attesa  di una più ampia revisione della regolamentazione in materia di distribuzione assicurativa (e in particolare del Regolamento IVASS n. 40/2018), l’IVASS, a seguito di un  ciclo di incontri tenutosi con imprese assicurative, principali associazioni di categoria dei distributori di prodotti assicurativi e associazioni dei consumatori  nel periodo compreso tra luglio e novembre 2021, ha  pubblicato  una serie di chiarimenti in merito alle attività di distribuzione assicurativa diretti ad Imprese e distributori.

Il testo integrale delle faq è scaricabile dal link inserito in calce all’articolo ma nei singoli punti sono comunque riportate le motivazioni rese dall’Istituto.

1. Attività di distribuzione svolta parzialmente con mezzi di comunicazione a distanza – obbligo di registrazione

L’Ivass precisa che in caso di distribuzione svolta con mezzi di comunicazione a distanza l’obbligo di registrazione sussiste solo se la distribuzione è effettuata integralmente con mezzi di comunicazione a distanza e non nei casi in cui, per la concreta organizzazione dell’intermediario, fasi del processo di promozione e collocamento avvengono  in presenza.

“Anche considerato il permanere della situazione emergenziale, l’istituto ha avviato una riflessione più ampia sulla disciplina delle registrazioni telefoniche e delle comunicazioni elettroniche valutando eventuali futuri interventi regolamentari che saranno, in coerenza con le disposizioni di cui al regolamento n. 3/2013, oggetto di pubblica consultazione. Nelle more di una eventuale revisione regolamentare, resta fermo che l’obbligo di registrazione previsto dall’articolo 83 del regolamento n. 40/2018 sussiste esclusivamente nelle ipotesi in cui la distribuzione di polizze sia organizzata per essere effettuata integralmente con mezzi di comunicazione a distanza, e non nei casi in cui, per la concreta organizzazione dell’intermediario, fasi del processo di promozione e collocamento avvengono in via ordinaria in presenza. Sono confermati anche gli obblighi di registrazione previsti per la distribuzione di prodotti assicurativi di investimento (Insurance Based Investment Product, IBIPs), anche nei confronti dei potenziali clienti.”

2. Termine di conservazione della documentazione

Il termine iniziale per determinare la durata del periodo di conservazione delle registrazioni telefoniche e delle comunicazioni elettroniche ai sensi degli articoli 83, comma 2- bis, e 67 del Regolamento 40/2018 è di cinque anni decorrente dal giorno dell’ultima registrazione anche nei casi in cui il contratto non sia concluso.

“In caso di mancata conclusione del contratto, il dies a quo per calcolare l’arco temporale della conservazione delle registrazioni e delle comunicazioni decorre dalla data dell’ultima registrazione o comunicazione elettronica. “

3. Controllo da parte delle imprese delle reti di distribuzione, con particolare riferimento agli intermediari iscritti alla sez. B del RUI.

L’articolo 46, comma 1, lett. a), del Regolamento n. 40/2018 richiede alle imprese di dotarsi di politiche e procedure interne al fine di garantire il rispetto dei requisiti professionali e organizzativi, inclusi quelli di onorabilità, previsti per l’esercizio dell’attività di distribuzione svolta direttamente e per il tramite di reti distributive. Con particolare riferimento agli intermediari iscritti alla sezione B del RUI, l’IVASS precisa che la normativa non prevede e non autorizza le imprese ad interventi di tipo ispettivo sulla rete distributiva.

Precisa inoltre che il controllo dei requisiti di professionalità e onorabilità può essere assolto mediante il rilascio alle imprese di dichiarazioni autocertificate.

  “Le azioni di monitoraggio svolte dalle imprese ai sensi dell’articolo 46, comma 4, del Regolamento n. 40/2018 ai fini della verifica della corretta attuazione delle politiche e procedure adottate e le relative risultanze devono tenere in debita considerazione la differente natura delle relazioni che le reti distributive instaurano con le imprese stesse. Si consideri a tale proposito che il broker agisce “su incarico del cliente e senza poteri di rappresentanza di imprese di assicurazione o di riassicurazione” (cfr. art. 109, co. 2, lett. b), CAP). Pertanto, l’art. 46, commi 1 e 4, non legittima le imprese ad introdurre procedure pervasive (quali, ad esempio, interventi di tipo ispettivo) e incoerenti con la posizione di indipendenza ed autonomia della categoria dei broker. Il controllo dei requisiti di professionalità e onorabilità previsti da tale norma, pertanto, può essere basato sulla diretta assunzione di responsabilità da parte dei broker mediante il rilascio alle imprese di dichiarazioni autocertificate coerenti con la disciplina di cui al DPR n. 445 del 2000 e in linea con standard di best practice diffuse sul mercato.”

 4. Obbligo di redazione della relazione sul controllo della distribuzione

Precisazione rivolta alle Imprese che conferma modalità e tempi di invio della relazione sul controllo della distribuzione.

La relazione sul controllo della distribuzione riferita all’esercizio 2021 è redatta dalla funzione di verifica di conformità delle norme delle imprese in base a quanto previsto dall’articolo 46 del Regolamento IVASS n. 40/2018. Nelle more dell’emanazione del nuovo provvedimento previsto dall’articolo 46, comma 5, del Regolamento IVASS n. 40/2018, continua altresì ad applicarsi il Provvedimento n. 2743 del 27 ottobre 2009, come previsto dall’articolo 104, comma 4, del Regolamento IVASS n. 40/2018. Si richiede l’invio della relazione entro sessanta giorni dalla fine dell’anno solare.”

 5. Modalità di consegna della documentazione precontrattuale

L’Ivass conferma la possibilità, da parte delle Imprese, di procedere alla consegna della documentazione precontrattuale prevista dal Regolamento n. 41/2018  anche con modalità digitali, purchè nel rispetto delle modalità previste dall’art. 124-quater del codice

“ La documentazione precontrattuale prevista dal Regolamento n. 41/2018 può essere consegnata con modalità digitale in ottemperanza a quanto previsto dall’art. 4 del regolamento stesso che, conformemente all’art. 56 del Regolamento n. 40/2018, prescrive che gli obblighi di consegna della documentazione precontrattuale siano adempiuti con le modalità di cui all’articolo 120-quater del Codice, ossia su supporto cartaceo o, previo consenso del contraente, su altro supporto durevole. Il contraente può effettuare la scelta sulle modalità di comunicazione anche con riguardo a tutti gli eventuali successivi contratti stipulati con la medesima impresa, fermo restando la possibilità di modificare in ogni momento la scelta relativa alle modalità dell’informativa (cfr. art. 4 del reg. 41/2018 e art. 61, del reg. 40/2018). Il distributore conserva traccia della scelta effettuata dal contraente e informa il contraente della possibilità di modificare in ogni momento la scelta effettuata.”

 6. Casi di maggiore gravità in presenza dei quali l’impresa può adottare la misura dell’interruzione del rapporto con l’intermediario ai sensi dell’art. 9, comma 3, lett. f), del Regolamento n. 45/2020

L’IVASS con la presente precisazione individua nella reiterazione di comportamenti non consentiti dal regolamento 45/20 il parametro della maggiore gravità che legittima l’adozione della misura dell’interruzione del rapporto e cita espressamente anche se a titolo esemplificativo i commi 4 e 5 dell’art. 11 del regolamento 45 concernenti la distribuzione di prodotti non in conformità al  mercato di riferimento individuato dal produttore.

 I “casi di maggiore gravità” di cui all’articolo 9, comma 3, lett. f), del Regolamento n. 45/2020 devono essere tali da giustificare la misura dell’interruzione del rapporto con l’intermediario. A titolo meramente esemplificativo, possono costituire fattispecie suscettibili di integrare tali “casi di maggiore gravità” le reiterate violazioni dell’articolo 11, commi 4 o 5 del Regolamento n. 45/2020 da parte dell’intermediario e, più in generale, la reiterata violazione degli obblighi di comportamento in capo agli intermediari, previsti dal Regolamento n. 45/2020.

 7. Norme che regolano la distribuzione di prodotti assicurativi di Imprese comunitarie che operano in libera prestazione di servizi o in regime di stabilimento

Ai sensi dell’articolo 11, comma 6, del Regolamento n. 45/2020, gli intermediari che distribuiscono prodotti commercializzati da imprese di assicurazione con sede legale in uno Stato membro operanti in regime di stabilimento o di libera prestazione di servizi nel territorio della Repubblica italiana devono adottare tutti i presidi necessari per garantire che i prodotti assicurativi siano conformi alle norme europee ed italiane e rispondano alle esigenze, alle caratteristiche e agli obiettivi del mercato di riferimento effettivo individuato.

L’IVASS indica che tali norme di interesse generale sono pubblicate sul sito dell’Istituto

https://www.ivass.it/normativa/nazionale/norme-int-gen/Norme_di_interesse_generale_intermediari.pdf

precisando che il divieto di distribuzione ai clienti che fanno parte del mercato di riferimento negativo si applica solo se l’impresa comunitaria ha identificato gruppi di clienti che hanno esigenze, caratteristiche ed obiettivi non compatibili con il prodotto assicurativo.

Le norme italiane di cui all’articolo 11, comma 6 del Regolamento n. 45/2020 sono quelle che si applicano agli intermediari esteri secondo quanto previsto dall’elenco di norme di interesse generale pubblicato dall’Istituto, cui si rinvia. In linea con quanto ivi contenuto, si precisa che il divieto di distribuzione ai clienti che rientrano nel mercato di riferimento negativo di cui all’art. 11 del Regolamento IVASS n. 45/2020 è applicabile se il produttore, abilitato ad operare in Italia, ha identificato gruppi di clienti le cui esigenze, caratteristiche e obiettivi non sono compatibili con il prodotto assicurativo individuato.

8. Comunicazioni degli Intermediari all’Impresa concernenti il mercato di riferimento

Gli intermediari possono astenersi dal comunicare all’Impresa il mercato di riferimento effettivo e il mercato di riferimento negativo effettivo per ciascun prodotto distribuito nel caso in cui, dall’esame della propria clientela, risulti che tali mercati coincidono con quelli già individuati dall’Impresa.

Nell’ipotesi in cui il mercato di riferimento effettivo e il mercato di riferimento negativo effettivo di cui, rispettivamente, ai commi 1 e 3 dell’articolo 12, del Regolamento n. 45/2020 coincidano con quelli identificati dal produttore, gli intermediari possono astenersi dall’effettuare la comunicazione di cui al comma 5 del medesimo articolo. In ogni caso, l’intermediario dovrà prontamente informare l’impresa nel caso in cui, ad esito delle valutazioni di cui all’articolo 12, il mercato di riferimento effettivo e il mercato di riferimento effettivo negativo non dovessero più coincidere con quelli identificati dall’impresa stessa.

9. Comunicazioni ad IVASS inerenti alle partecipazioni e agli stretti legami previste dall’art. 109, comma 4-sexies CAP qualora non risultino impeditivi all’esercizio dei poteri di vigilanza .

L’IVASS conferma la necessità della comunicazione evidenziando che solo una modifica della normativa primaria può eliminare tale obbligo.

In assenza di una modifica della norma primaria (art. 109, co. 4-sexies, del CAP) non è possibile procedere in via regolamentare a una eliminazione dell’obbligo di comunicazione inerente alle partecipazioni e agli stretti legami nei casi in cui non sia rilevato dall’intermediario un impedimento all’azione di vigilanza dell’IVASS. Ciò premesso, si chiarisce che le fattispecie di “stretti legami” rilevanti ai fini della comunicazione all’Autorità di vigilanza sono individuate dall’articolo 1, comma 1, lett. iii) del CAP e si rinvia a tal proposito ai chiarimenti applicativi sulla trasmissione all’IVASS delle informazioni relative agli stretti legami e alle partecipazioni rilevanti ai sensi dell’articolo 109, co. 4-sexies, del CAP (v. Provvedimento IVASS n. 84/2019), già pubblicati nel sito istituzionale dell’Istituto.

https://www.ivass.it/normativa/nazionale/secondaria-ivass/regolamenti/2021/FAQ_Distribuzione_assicurativa_Regg_40_41_45_e_provv_97.pdf

fonte Ivass